Vid redovisning av kvalitet ställs krav på precision i framställningssättet. Dels måste det framgå vilken typ av kvalitet som avses, dels måste värderingsgrunderna göras uttryckliga.

En viktig distinktion är tudelningen i processkvalitet och produktkvalitet. Processkvalitet kan handla om det sätt på vilket ett ärende handläggs, t.ex. bemötandet gentemot den enskilde. Produktkvalitet kan handla om ett myndighetsbeslut, t.ex. beslutsdokumentets läsbarhet. Ofta sker en sammanvägning av processkvalitet och produktkvalitet. En aldrig så vänlig behandling av den enskilde kanske då inte väger upp den omständigheten att beslutsdokumentet är iklätt en sådan språkdräkt att mottagaren har svårt att förstå innebörden av beslutet. Den sammanvägda kvaliteten kan i så fall bli haltande.

Ytterligare ett sätt att tala om kvalitet är att göra det i termer av att tillfredsställa omgivningens förväntansbild(er). Denna kvalitetstyp kan vara sammansatt av en mångfald aspekter, inklusive sådana som kan sorteras under process- och produktkvalitet. Vad som tillkommer är bl.a. de effekter i samhället som omgivningen (klienter, medborgare, riksdag, regering, etc.) förväntar sig ska vara resultatet av myndighetens verksamhet. Att inte leva upp till omgivningens förväntningar – särskilt i detta yttre avseende av konsekvenser – blir detsamma som att vara behäftad med bristfällig kvalitet.

Att uttala sig om kvalitet är att värdera egenskaper eller konsekvenser. Som all värdering är det fråga om något subjektivt, som i större eller mindre utsträckning varierar mellan olika individer, kulturer och epoker. För att ge uttryck för vilka värderingsgrunder som används är det i många fall en fördel att arbeta med kriterier och standarder. Ett kriterium anger den egenskap eller konsekvens som bör finnas, dvs. vad man letar efter. En standard anger den acceptabla graden eller skicket på egenskapen/konsekvensen, dvs. hur man värderar denna. Om egenskapen/konsekvensen kan graderas på en skala kan det kvalitativa göras mätbart. Den minsta skalan som kan finnas har två graderingar: Förekomst och icke förekomst.

Olika metoder kan användas för att samla in data om de egenskaper/konsekvenser som ska värderas. Metod väljs efter frågeställning. Om det är myndighetens kontakter med sina avnämare som ska kvalitetsbedömas (dvs. en aspekt av processkvalitet) kanske en enkät- eller intervjuundersökning ligger närmast till hands. Myndigheten går i så fall ut och frågar ett urval avnämare om deras kontakter med myndigheten. Givet kriteriet "vänligt bemötande" skulle en av frågorna kunna formuleras: "Hur bedömer du att myndigheten har agerat gentemot dig? Ange på den 11-gradiga skalan hur du uppfattar att myndigheten har agerat, där 10 är vänligt och 0 är ovänligt." När data om detta har samlats in kan medelvärdet beräknas och jämföras med en förbestämd standard för god kvalitet, t.ex. värdet 7,5.

Det är viktigt att vara klar över att skillnaden mellan mått och standarder i de flesta fall bara indikerar hur det är ställt med kvaliteten. Oavsett hur många mått som används går det sällan att erhålla en fullständig bild av kvaliteten, som motsvarar varje relevant aspekt av denna. Den bild man får fram är ju heller inte helt objektiv. Valet av kriterier bygger på värderingar. Skillnaden mellan mått och standarder är en blandning av empiri och värderingar. Med anledning av detta kan det vara en fördel att sträva efter konsensus i den meningen att man använder sådana kriterier och standarder som de flesta berörda anser vara vettiga. Att lyfta in synpunkter från referensgrupper kan vara avgörande för att en kvalitetsbedömning ska bli (relativt) godtagbar.